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Arbeitnehmer können Geld vom Finanzamt zurückbekommen, wenn sie privat angeschaffte IT-Geräte auch beruflich nutzen. Bei der Einkommensteuererklärung können sowohl die Anschaffungskosten als auch die monatlichen Kosten für die Telefon- und Internetnutzung berücksichtigt werden.
Die Ausgaben für IT-Geräte und deren Nutzung müssen in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Darauf weist der Digitalverband Bitkom hin. Die Frist zur Abgabe der Einkommensteuererklärung läuft am 31. Mai 2018 ab. Wenn die Erklärung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 31. Dezember 2018. Bitkom gibt Tipps, unter welchen Voraussetzungen Arbeitnehmer Kosten für Digitalgeräte und Software von der Steuer absetzen können..
Tablet, Smartphone, Software & Co.: Wer privat angeschaffte IT-Geräte „so gut wie ausschließlich“ (zu mehr als 90 Prozent) beruflich nutzt, kann die Kosten dafür in voller Höhe von der Steuer absetzen. Bei geringerer beruflicher Nutzung sind die Kosten entsprechend den beruflichen und privaten Nutzungsanteilen aufzuteilen. Für den Nachweis der beruflichen Nutzung ist es sinnvoll, eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers einzureichen oder drei Monate lang die Nutzung des Geräts aufzuzeichnen. Ist ein Nachweis nicht möglich, geht die Rechtsprechung von einer Aufteilung von 50 zu 50 Prozent aus. Sind die Anschaffungskosten für das IT-Gerät höher als 410 Euro (netto), werden sie nicht auf einen Schlag geltend gemacht, sondern über die gewöhnliche Nutzungsdauer des Geräts verteilt. Im vergangenen Jahr hat der Gesetzgeber die Abschreibungsgrenze zwar auf 800 Euro heraufgesetzt, die Neuerung gilt aber noch nicht für den Veranlagungszeitraum 2017. Für PC, Notebook oder Tablet Computer sowie für Zubehör wie Drucker, Monitor und zugehörige Software wird als gewöhnliche Nutzungsdauer drei Jahre angenommen. Für Handys und Smartphones beträgt die gewöhnliche Nutzungsdauer fünf Jahre und für Faxgeräte sechs Jahre. Wenn allerdings ein Zubehörteil kaputt geht, können die Ersatzkosten sofort entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil des Geräts abgezogen werden. Außerdem sind die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Toner, Tinte oder Druckerpapier jedes Jahr vollständig abzugsfähig.
Internet- und Telefongebühren: Steuerzahler können auch berufliche Telefon- und Internetkosten (Grundgebühr und Verbindungsentgelte) absetzen. Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat, pauschal als Werbungskosten an. Wer höhere Aufwendungen absetzen will, sollte mindestens drei Monate lang die berufliche Nutzung aufzeichnen. Dabei ist bei Telefongebühren ein Einzelverbindungsnachweis über ein- und ausgehende Gespräche hilfreich. Beim Internetzugang ist in der Regel durch die Nutzung von Flatrates kein Einzelnachweis möglich. Daher überträgt die Rechtsprechung die Grundsätze für die Aufteilung von Hardware und nimmt bei fehlenden sonstigen Anhaltspunkten eine Aufteilung von 50 zu 50 Prozent (privat/beruflich) an. Dabei ist berufliche Nutzung weiter gefasst als es viele Steuerzahler vermuten: Der Bundesfinanzhof erkennt sogar Kosten für rein private Telefonate mit der Familie steuermindernd an, wenn ein Steuerpflichtiger aus beruflichen Gründen länger als eine Woche von seiner Familie getrennt ist.
Fortbildungen: Aufwendungen eines Arbeitnehmers für Computerkurse und Software-Schulungen werden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt. Voraussetzung ist, dass ein PC-Kurs mit der beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang steht und die erworbenen Kenntnisse im Beruf eingesetzt werden. Das muss der Kursteilnehmer nachweisen. In jedem Fall sollte er eine Teilnahmebescheinigung vorweisen können. Besser ist eine Erklärung des Arbeitgebers, die den beruflichen Anlass der Schulung deutlich macht. Neben den Kursgebühren können die Fahrtkosten zum Kursort (0,30 Euro pro Kilometer bei Fahrten mit dem eigenen Auto oder Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel), Übernachtungskosten und Mehraufwendungen für Verpflegung geltend gemacht werden. Auch Reisekosten zu einer Messe können bei der Besteuerung geltend gemacht werden, soweit der Messebesuch berufliche Gründe hat.
1.000-Euro-Grenze beachten: Die detaillierte Auflistung von beruflich bedingten Kosten für IT und Fortbildung lohnt sich nur, wenn die insgesamt im Jahr 2017 angefallenen berufsbedingten Kosten (inklusive der Kosten für den Weg zur Arbeit) 1.000 Euro überschreiten. Denn Werbungskosten bis 1.000 Euro erkennt das Finanzamt pauschal, das heißt ohne Einzelauflistung und Nachweis, steuermindernd an.
Private Nutzung der IT des Arbeitgebers: Im umgekehrten Fall, wenn der Arbeitnehmer also nicht eigene Geräte beruflich, sondern vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte IT-Geräte privat nutzt, gibt es übrigens keine steuerlichen Probleme. Die Vorteile, die ein Arbeitnehmer aus dieser Nutzung zieht, unterliegen regelmäßig weder der Einkommen- noch der Mehrwertsteuer. Schon 2012 hat der Gesetzgeber zudem klargestellt, dass sich die Steuerfreiheit auch auf Software und Anwendungen für mobile Endgeräte, also Apps, erstreckt, die vom Arbeitgeber für dienstliche Zwecke überlassen wurden, aber vom Arbeitnehmer auch privat genutzt werden dürfen.
Überlassung von IT durch den Arbeitgeber: Stattet ein Unternehmen seine Mitarbeiter mit Hardware und Software aus und gehen diese Gegenstände in das Eigentum der Arbeitnehmer über, so ist darin ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil für den Arbeitnehmer zu sehen. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer auf diesen Vorteil mit pauschal 25 Prozent berechnen und an das Finanzamt abführen.