Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen treibt die Digitalisierung in der Verwaltung weiter voran und führt landesweit die elektronische Aktenführung ein. Das NRW E-Government-Gesetz schreibt den Einsatz elektronischer Akten in der Landesverwaltung bis spätestens zum Jahr 2022 vor.
Der Einsatz der E-Akte spart Zeit bei den Verwaltungsprozessen, unterstützt eine medienbruchfreie Bearbeitung von Vorgängen und führt zu durchgängig elektronischen Leistungen sowohl innerhalb der Landesverwaltungen als auch gegenüber Bürgern, Unternehmen und anderen Institutionen. Behördentypische Prozesse wie Sichtungsläufe, Zeichnungsprozesse oder Wiedervorlagen sowie die beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung lassen sich effizient umsetzen.
Als langjähriger Partner der öffentlichen Verwaltung erhielt das IT-Beratungsunternehmen Materna im Rahmen eines Vergabeverfahrens den Auftrag, das wegweisende Digitalisierungsvorhaben „E-Akte“ gemeinsam mit seinen Partnern umzusetzen. Basierend auf dem bereits erfolgreich bei öffentlichen Auftraggebern eingesetzten Produkt nscale eGov wird Materna die zugrundeliegende Technologie implementieren sowie den Dokumentenbasisdienst aufbauen und weiterentwickeln. Ebenfalls Bestandteil des Rahmenvertrages sind Lizenzen und zugehörige Dienstleistungen. Dazu zählen die technische Unterstützung (Altdaten-Migration, Anbindung von Fachverfahren unter anderem über den Standard CMIS, DMS-Support) und fachliche produktspezifische Unterstützungsleistungen (Support im Betrieb, Schulungen für Fachadministratoren und Endanwender).
Das Software-Produkt nscale eGov von Ceyoniq ist ein Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssystem, das die elektronische Verwaltungsarbeit optimal unterstützt. Die gesamte Prozesskette vom Posteingang, dem Ad-hoc-Workflow, der Schriftgut- und Sachbearbeitung bis zum Postausgang und zur TR-ESOR-konformen Archivierung ist in nscale eGov vorkonfiguriert. Die hochskalierbare Informationsplattform nscale eGov dient als Basistechnologie für die Einführung des standardisierten E-Akten-Systems in NRW.
Auf Beraterseite wird Materna von den Unternehmen DXC Technology und Infora begleitet. DXC und Infora sind spezialisiert auf IT-Veränderungsprozesse in der Verwaltung; DXC war bereits an der Realisierung eines vergleichbaren Projektes in Hessen beteiligt.
Das neue E-Akten-System wird für zunächst acht Jahre die Arbeitsgrundlage für mindestens 60.000 Nutzer aus über 500 Behördenorganisationen in der Landesverwaltung NRW sein. Die neue Lösung wird die Schriftgutverwaltung in NRW digitalisieren und die bürgernahe und effiziente Verwaltung in NRW weiter vorantreiben.
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