Moritz Pastow von der LEWA GmbH gab einen Einblick über SharePoint als Motor für soziale Interaktion
Atilla Kücük von der Leonhard Weiss GmbH beschrieb der Auswahl einer geeigneten Collaborations-Plattform
Daniel Heinze, Microsoft Deutschland GmbH, gab einen tiefen Einblick in das Thema Maschine Learning
Am Seminartag gab unter anderem Bernd Hesse, CROUP Business Software Europa GmbH, Tipps wie man in nur 60 Minuten von der Anforderung zum fertigen Workflow kommt
Rechtsanwältin Andreja Schneider Dörr, Hans Böckler Stiftung, nahm sich dem Thema Arbeit 4.0 an
Prof. Dr. Arno Hitzges, Hochschule der Medien, begrüßte die Teilnehmer zum fünften SharePointForum Stuttgart
In einer abschließenden Expertenrunde wurden Themen wie der digital Workplace besprochen
Rechtsanwalt Jan Schneider, SKW Schwarz Rechtsanwälte, berichtete über den
Am 4. und 5. Oktober trafen sich in der Hochschule der Medien in Stuttgart 150 IT-Führungskräfte, um sich über die neuesten Entwicklungen im Bereich Microsoft SharePoint auszutauschen. Neben den sogenannten Deep Dive Sessions, in denen Partnerunternehmen SharePoint-Themen für Anwender und IT-Führungskräfte vermittelten, teilten Anwender im Forum ihre individuelle Erfahrungen bei der Einführung von SharePoint mit.
Doch was ist eigentlich SharePoint? Nicht jedem wird der Name etwas sagen, auch wenn die Businessanwendung bereits seit 2001 fester Bestandteil des Microsoft-Produktportfolios ist. Zu den Kernfunktionen von SharePoint gehören Datenverwaltung, Content Management und Workflows. Damit dient die Software in erster Linie zur Realisierung von Intranet-, Extranet- und Internet-Webportalen.
In der fünften Auflage fand das Stuttgarter SharePointForum erstmals in der Hochschule der Medien in Stuttgart statt. Die Veranstalter, Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki und Prof. Dr. Arno Hitzges, hielten dabei an einem bewährten Konzept fest: der Mischung aus Anwenderberichten und Seminaren. Dadurch hat sich das Forum mittlerweile als Treffpunkt und Networking-Plattform für SharePoint-Anwender etabliert. In diesem Jahr stand neben der Anwendung im Bereich Social Collaboration und Workflow auch strategische Fragen im Vordergrund, beispielsweise zur Nutzung von Cloud-Services wie Office 365.
Mit einer kurzen Begrüßung und einem Impulsvortrag der Veranstalter startete der erste von zwei Tagen beim diesjährigen SharePointForum Stuttgart. Dabei stand der erste Tag ganz im Zeichen von Seminaren: In jeweils fünf Blöcken wurden unterschiedliche SharePoint- Themenschwerpunkte für Anwender und IT-Führungskräfte in Deep Dive Sessions vermittelt. Einen ersten Einblick gab Veranstalter Prof. Dr. Arno Hitzges mit seinem Impulsvortrag „5 Themen, die Sie in den nächsten 2 Jahren beschäftigen werden“. Hierbei ging Prof. Dr. Hitzges nicht nur darauf ein wie deutsche Unternehmen SharePoint einsetzen, sondern ging auf die Transformation vom Intranet zum Digital Workplace, den Status Quo bei Collaboration, die „Ausbreitung“ von Workflows und SharePoint als strategische Plattform ein. Beim letztgenannten Thema stellte sich heraus, dass SharePoint zur Hälfte ein Organisationsprojekt ist und die Einführung nur dann gelingt, wenn auch die Struktur im Hintergrund sich abbilden lässt. Nicht zuletzt gab Prof. Dr. Hitzges auch einen Ausblick auf die Zukunft von SharePoint: Wird es On-Premise, Cloud oder doch eine Hybridnutzung? Noch setzt die Mehrzahl auf SharePoint 2013 und eine On-Premise-Lösung. Doch immerhin haben schon 39,58 Prozent der 149 Teilnehmer einer Umfrage in Office 365/SharePoint Online investiert, lediglich 22,92 Prozent planen eine solche Investition nicht.
Im ersten Seminar von Dr. Ralf Kuhn und Jens Nannerup, beide von der Alight Consulting GmbH, war wiederum der digitale Arbeitsplatz das Thema. Laut den beiden Experten handelt es sich beim digitalen Arbeitsplatz nicht einfach um eine Neubenennung des Intranets, sondern vielmehr als das virtuelle und digitale Äquivalent zum physischen Arbeitsplatz. Doch wozu brauchen Unternehmen einen digitalen Arbeitsplatz? Zum einen zieht es Talente an, aber es verändert auch die Produktivität, die Zufriedenheit und die Bindung der Mitarbeiter. Nicht zuletzt ist es aber auch ein Kommunikationsbestandteil. Als Tor zum digitalen Arbeitsplatz sehen die Alight Experten das Social Intranet: Am Beispiel der WAGNER Gruppe zeigt sich, dass die Entwicklung eines globalen Intranets ein wichtiger Schritt war, um sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen internationalen Standorten zu verbessern und damit eine unternehmensweite Einheit zu schaffen. Auf Basis von Office365 konnte so eine gemeinsame Grundlage mit allen für die Mitarbeiter relevanten Informationen und einer vereinfachten internen Kommunikation über Yammer geschaffen werden. Dabei rückten vor allem Suchfunktionen, Newsfeeds, Dokumentenbibliotheken und Communities für die einzelnen Teams in den Mittelpunkt. Ein modernes und intuitives Design schaffte klare Strukturen und die mobile Anbindung an das Intranet einen jederzeit verfügbaren Zugang. So gelang es einen einfachen und schnellen Informationsaustausch global stattfinden zu lassen.
Bernd Hesse von GROUP Business Software (GBS) Europa gab in seinem Seminar hilfreiche Tipps wie man es in nur 60 Minuten von der Anforderung zum fertigen Workflow schafft. Um das intuitive Erstellen von Workflows und Formularen auch ohne Programmierkenntnisse gewährleisten zu können, entwickelte GBS hierfür einen eigenen AppDesigner, der darüberhinaus noch weitere Funktionen in SharePoint ergänzt. Anhand eines Praxisbeispiels für das Flottenmanagement eines Dienstwagens in SAP wurden die Funktionen des AppDesigners erläutert: Dabei sollte die Führerscheinkontrolle durch den Pförtner durchgeführt werden, der jedoch keinen SAP-Zugang besitzt und die Kontrollplattform über jeden beliebigen Browser öffnen möchte. Dafür wurde mittels des AppDesigners eine Oberfläche erstellt, welche zum einen die SAP-Stammdaten des zu prüfenden Dienstwagennutzer enthielt wie zum anderen auch die Bereiche für den Pförtner, wo er seinen kurzen Prüfbericht hinterlassen kann, und für die Personalabteilung, die letztendlich die Entscheidung treffen, ob eine Nachprüfung veranlasst wird oder der Dienstwagen eingezogen wird.
Der zweite Tag des SharePointForums Stuttgart stand hingegen ganz im Zeichen von Anwenderberichten: Gleich sechs Unternehmen stellten ihre Erfahrungen mit SharePoint dar. Doch zunächst gab Rechtsanwalt Jan Schneider, SKW Schwarz Rechtsanwälte, einen Überblick in den Datenschutz und Datensicherheit bei Office365 von damals bis heute. So war der Beginn des Zeitalters des Cloud Computing für Juristen und Datenschützer dunkel, denn die Daten werden in Rechenzentren verarbeitete, deren Standort nicht bekannt ist. Dadurch kommt es zu einem Kontrollverlust, der nicht mit dem Datenschutz vereinbar ist. Zugleich ist das internationale Cloud Computing noch kritischer, da die Daten auch in nicht sichere Drittländer gelangen, wozu eben auch die USA gehören. Microsoft übernahm 2011 beim Datenschutz im Cloud Computing die Führung und setzte bei Office 365 als erste Cloud Produktivitäts-Service auf EU- und US-Standards bei Sicherheit wie auch Datenschutz. Um den Anforderungen hinsichtlich der Auftragsdatenverabeitung nach § 11 BDSG zu genügen führte Microsoft einen schriftlichen „Cloud-Vertrag“ ein, der mit einer eingescannten Unterschrift unterzeichnet wurde. Gleichzeitig waren auch der Regelungskatalog des § 11 BDSG sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 BDSG zum Datenschutz wesentliche Bestandteile der Anforderungen. Dadurch wurden die technisch-organisatorischen Maßnahmen im Vertrag nicht nur beschrieben, sondern sie waren verbindlich und belastbar, wodurch sie zum verbindlichen Bestandteil des Vertrags zur Absicherung des Kunden wurden. Aber ist Office 365 ein „sicher Hafen“? Rechtsanwalt Jan Schneider kann dies mittlerweile mit einem Ja beantworten, denn neben den EU-Standardvertragsklauseln findet auch das „Safe Harbor“-Abkommen Anwendung.
Im ersten Anwenderbericht von Moritz Pastow von der LEWA GmbH wurde aufgezeigt wie SharePoint als Social Intranet dazu beitrug einen Kulturwandel beim Anlagenbauer zu vollziehen. Als Anlagenbauer ist die LEWA GmbH eher weit weg von einer typischen SharePoint-Umgebung. Dies zeigte sich auch beim Ist-Zustand vor der Transformation. So war die Kommunikation beim Anlagenbauer hierarchisch geprägt und mit Distanz zwischen Management und Mitarbeitern. Gleichzeitig war auch die Integration internationaler Mitarbeiter unzureichend. Ziel war es nun Transparenz von Management-Entscheidungen sowie eine vollständige und ungefilterte Kommunikation auf Augenhöhe zu schaffen. Auch das Projektmanagement sollte zentralisiert und standardisiert sein, wobei alle Projektbeteiligten integriert werden. Wie in vielen anderen Unternehmen auch war ein weiteres Ziel vorhandenes Wissen einzelner Mitarbeiter allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Nicht zuletzt sollten die Prozesse schlank und automatisiert ablaufen mit einer hohen Prozesssicherheit. Dies alles wurde durch das LEWA SharePoint – orangeWorld – erzielt. Hier findet sich nicht nur ein richtiger Management-Blog, wo das Management ungefiltert an die Mitarbeiter berichten kann, vor, sondern auch eine eigene Wissensdatenbank. Im Ergebnis nutzen rund 70 Prozent der Mitarbeiter orangeWorld täglich; auch über eigene Terminals in die Produktionshallen. Gleichzeitig sind die Abteilungen und Standorte serviceorientierter und die Kommunikation mit allen Beteiligten verbessert. Damit ist ein Kulturwandel eingeleitet worden, aber noch nicht vollzogen.
Rechtsanwältin Andreja Schneider-Dörr, Hans-Böckler Stiftung, zeigte in ihrem Vortrag wie sich Arbeit im Zeitalter von Sharing, Crowd und Gig-Economy darstellt. Laut Schneider-Dörr wirken auf die Gesellschaft gleich mehrere Digitalisierungstrends ein: besseres mobiles Internet und Apps, welche zu einem veränderten Konsumverhalten führen, die Robotik, deren Einsatz über die Industrie hinausgeht und viele weitere Lebensbereich erschließt, das Internet of Things (IoT) in Form vom Smart Home, E-Health und Fahrzeugen sowie als letzten Trend Blockchain, was noch viel mehr als nur Bitcoin ist. Damit verhält sich der Digital Workplace zu Arbeit 4.0 als eine Möglichkeit beziehungsweise Notwendigkeit für eine Arbeitsorganisation im Sinne von Arbeit 4.0. Demgegenüber hat Sharing Economy keine Schnittmenge zum Digital Workplace, auch wenn der Ausdruck den Eindruck von Gemeinschaft erweckt. Nicht zuletzt ist der Beziehungsstatus zwischen dem Digital Workplace und Crowd wie auch Gig Economy „kompliziert“. All diese Trends und Einflüsse lassen natürlich auch die Frage aufkommen, ob wir übermorgen überhaupt noch arbeiten. Eins ist jedoch klar die Arbeit transformiert sich seit es Arbeit gibt. Jedoch kommen im Zuge des Digital Workplace neue Flexibilitätsbedürfnisse seitens der Unternehmen, aber auch der Beschäftigten auf. Daher ist es notwendig den digitalen Arbeitsplatz richtig zu gestalten. Das heißt mehr Souveränität durch eine flexible Arbeitszeit, Flexibilität und Sicherheit müssen im Gleichgewicht sein, Randbelegschaften dürfen nicht entstehen und die Mitbestimmung muss gestärkt werden.
Nach zwei Tagen mit einer Vielzahl an Seminaren und Vorträgen bildete die Expertenrunde zum Thema „Digital Workplace“ den krönenden Abschluss des diesjährigen Stuttgarter SharePointForums. Dieser war aufgrund der Fülle an Informationen und Tipps für den Umgang mit SharePoint schon eher etwas für den fortgeschrittenen Nutzer, jedoch gab es auch für „Neulinge“ mit den Anwenderberichten hilfreiche Tipps wie die Integration von SharePoint auch in ihrem Unternehmen gelingen kann. Seien Sie also gespannt auf das nächste Stuttgarter SharePointForum im kommenden Jahr!