Im Digital Office wandern Papierberge in die Cloud, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz großer räumlicher Distanz. Doch ist das digitale Büro Traum oder Realität in den Unternehmen? Zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) sind in Sachen Digital Office up-to-date, jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) hat allerdings noch Nachholbedarf. Das zeigt der Digital Office Index 2018 – eine repräsentative Befragung von 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern, die der Digitalverband Bitkom heute auf der Cebit vorgestellt hat. Der Digital Office Index (DOI) zeigt die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, deren Fortschritt und Effekte. Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) erreicht der Digital Office Index einen Wert von 54 Punkten (2016: 50). Dabei hat sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen allerdings weiter geöffnet. Große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), bei den Mittelständlern mit 100-499 Mitarbeitern liegt der Indexwert bei 58 (2016: 53), bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es dagegen erst 53 Punkte (2016: 49). „Vor allem Großunternehmen haben die Möglichkeiten des digitalen Büros erkannt und profitieren bereits von den Vorteilen. Jetzt muss der breite Mittelstand nachziehen“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom, bei der Vorstellung der Ergebnisse. 

Unternehmen verbinden je nach Größe ganz unterschiedliche Dinge mit Digitalisierung. Großunternehmen haben dabei ein eher modernes Begriffsverständnis und verbinden Digitalisierung mit der Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen, der Erweiterung des Portfolios um virtuelle oder digitale Leistungen und mit einer Veränderung der kompletten Unternehmenskultur. Die kleineren Unternehmen verstehen den Begriff Digitalisierung dagegen eher bodenständig: Sie denken an die Unterstützung von betrieblichen Geschäftsprozessen, elektronische Buchführung und Rechnungsstellung oder die Digitalisierung von Papierakten. „Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg in die digitale Wirtschaft finden. Die Schritte müssen nun zügig und konsequent gegangen werden“, sagt Biffar. Die ECM-Lösungen seien zudem immer einfacher zu implementieren – für jedermann. „Auch die kleinen und mittleren Unternehmen müssten und sollten ihre Rechnungen heute nicht mehr analog schreiben und per Post versenden.“ 

Sehr viel mehr Unternehmen als noch vor zwei Jahren verfolgen eine Strategie mit Blick auf die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse. Bei großen Unternehmen wollen demnach 73 Prozent (2016: 70 Prozent) ihre Geschäftsprozesse strategisch digitalisieren. Bei den Mittelständlern haben 62 Prozent (2016: 52 Prozent) eine solche Digitalstrategie, bei kleineren Unternehmen sind es dagegen erst 45 Prozent (2016: 36 Prozent). Dazu gibt es in 28 Prozent der Unternehmen einen Koordinator in der Geschäftsführung beziehungsweise im Vorstand. 35 Prozent der Unternehmen setzen bei der Koordinierung auf den IT-Leiter Informationstechnik bzw. Chief Information Officer (CIO). So gut wie kein Unternehmen hat einen Chief Digital Officer (CDO), also einen eigenen Leiter für Digitalisierung, der das Thema bereichsübergreifend koordiniert (1 Prozent). Jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) hat darüber hinaus ohnehin keine bereichsübergreifende Koordinierung. Über die erforderlichen Mitarbeiter, um die Digitalisierung voranzutreiben, verfügen nach eigenen Angaben 63 Prozent der Unternehmen (2016: 58 Prozent). 

In den einzelnen Geschäftsbereichen ist die Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist der Bereich Produktion und Projektabwicklung. Hier erfolgen bereits 70 Prozent der Aktivitäten - über die Büro- und Verwaltungsverfahren hinaus – zu mindestens 50 Prozent digital. Gleich dahinter folgen Marketing und Vertrieb (68 Prozent). Die Abteilungen Personal und Buchhaltung/Finanzen/Controlling sind jeweils in 67 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert. Dahinter folgen die Geschäftsbereiche Einkauf (66 Prozent) und Logistik (64 Prozent). 

Digitale Lösungen sind vor allem bei der Digitalisierung von Dokumenten im Einsatz (57 Prozent) und bei weiteren 12 Prozent geplant. Auch die Vorgangssteuerung und das Prozessmanagement erfolgt bereits in jedem zweiten Unternehmen (48 Prozent) digital. Es folgen Archivierung und Dokumentenmanagement (41 Prozent), Business Collaboration, zum Beispiel virtuelle Teamräume, Foren und Portale (38 Prozent) und die bereichsübergreifende Recherche von Unternehmensinformationen (34 Prozent). Außerdem verwendet bereits fast die Hälfte aller Unternehmen (48 Prozent) Cloud-Lösungen für Büroprozesse. Ein weiteres Viertel (25 Prozent) hat dies in Planung, 15 Prozent diskutieren den Einsatz. Auch hier sind die großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern mit 67 Prozent Cloud-Einsatz Spitzenreiter. Die elektronische Rechnung gibt es mittlerweile in 53 Prozent aller Unternehmen – teils existiert die Papierform aber weiterhin nebenher (40 Prozent). „Der echte Nutzen und Einsparungen dank digitaler ECM-Lösungen entsteht natürlich erst dann, wenn es keine Parallelstrukturen mehr gibt“, sagt Biffar. „Ziel sollte sein, ineffiziente papiergebundene Arbeitsprozesse zu ersetzen. Dabei sollten Informationen mit Hilfe digitaler Lösungen sicher verwaltet werden, um sie zuverlässig und in Sekundenschnelle abrufen zu können – wann und wo auch immer sie gerade gebraucht werden.“

Aus Sicht der Unternehmen hemmen verschiedene Faktoren den Fortschritt der Digitalisierung. Fünf von zehn Unternehmen (52 Prozent, 2016: 60 Prozent) sagen, der Investitionsbedarf sei zu hoch. Beinahe ebenso viele (51 Prozent) befürchten den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten (2016: 41 Prozent) oder haben zu wenig qualifiziertes Personal (50 Prozent, 2016: 55 Prozent). Jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) ist der wirtschaftliche Nutzen noch unklar (2016: 37 Prozent). Ein Viertel (25 Prozent, 2016: 28 Prozent) meint, dass es innerhalb des Unternehmens Widerstand gegen die Digitalisierung gibt. „Eine große Herausforderung ist es, den Menschen die Angst vor der Digitalisierung zu nehmen. Aber spätestens, wenn die Aktenschränke mehr Bürofläche einnehmen als die Mitarbeiter, ist es Zeit, ECM-Lösungen einzuführen“, sagte Biffar. Allerdings dürfe die Belegschaft auf dem Weg zum digitalen Büro nicht verloren gehen. „Den Mitarbeitern müssen die Chancen und Vorteile verständlich und nachvollziehbar aufgezeigt werden. Dazu gehören neben Umweltaspekten beispielsweise Zeiteinsparungen im Tagesgeschäft, so dass mehr Zeit für die wichtigen und anspruchsvollen Dinge bleibt.“