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Die DATEV eG und die Adolf Würth GmbH & Co. KG haben eine Initiative für den elektronischen Rechnungsaustausch mit Handwerksbetrieben gestartet. Das erklärte Ziel der Kooperation ist, die Digitalisierung im Handwerk besonders einfach zu machen und somit voranzutreiben. Der Schlüssel sind durchgängige digitale Prozesse vom Lieferanten bis zur Steuerberatungskanzlei. Dazu stellt die Initiative Lösungen bereit, mit denen Betriebe ihren Rechnungsein- und -ausgang in wenigen Schritten komplett digitalisieren können.
Zahlungs- und Datenströme werden zunehmend digital. Auch das Handwerk kann von diesen neuen Möglichkeiten profitieren. Insbesondere bei der Buchführung und in der Zusammenarbeit mit ihren Steuerberatern ergeben sich für Handwerker Optimierungspotenziale. Um diese zu erschließen bündeln WÜRTH und DATEV ihre Stärken: DATEV liefert die Lösungen für den sicheren elektronischen Workflow, der Lieferanten, Handwerker und deren Steuerberater verbindet. Aufgrund der starken Position, die WÜRTH im Handwerk einnimmt, stehen die Lösungen ab Herbst rund 540.000 WÜRTH-Kundenbetrieben aus Handwerk, Bau und Industrie zur Verfügung. Die Partner streben an, dass in naher Zukunft möglichst viele weitere Lieferanten von Handwerksbetrieben eine digitale Rechnungsstellung über das DATEV Portal anbieten.
Weniger Papier - mehr Zeit für das Wesentliche
"Handwerk und Mittelstand bilden das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Beim Thema Industrie 4.0 und auch bei den digitalen Prozessen im Bereich der kaufmännischen Aufgaben haben kleine und mittlere Betriebe aber noch Nachholbedarf", erklärt Uwe Hohlfeld, Geschäftsführer der Adolf Würth GmbH & Co. KG. "Hier setzen wir mit unserer Initiative an und bieten nun Möglichkeiten der digitalen Optimierung auf höchstem Niveau an." Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels müssten Handwerker das Rüstzeug bekommen, um sich auf Wesentliches konzentrieren zu können. Dabei muss Digitalisierung im Handwerk nach Überzeugung von WÜRTH die gesamte Wertschöpfungskette umfassen. "Digitalisierung kann hier eine Lösung sein, sie darf aber nicht zum Flickenteppich kleiner Einzellösungen werden. Das beginnt mit digitalen technischen Planungstools, beinhaltet eine effiziente digitale Beschaffung und hört mit dem digitalen Belegtransfer noch längst nicht auf," so Uwe Hohlfeld weiter.
Im Zentrum der Digitalisierungsinitiative steht die Portallösung DATEV SmartTransfer. Darüber können Betriebe ihren Rechnungsein- wie -ausgang ohne Aufwand komplett digitalisieren. Das System unterstützt sämtliche Kanäle und diverse elektronische Formate. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten unkompliziert gesendet und empfangen werden. So macht das SmartTransfer Papierrechnungen überflüssig und wirkt dabei dem sprichwörtlichen Rechnungsverlust entgegen.
Mehrwert durch digitale Anbindung
Neben dem Workflow zwischen Handwerkern und Lieferanten vereinfacht das System auch die Zusammenarbeit mit einem weiteren wichtigen Partner. "Viele Handwerksbetriebe lassen ihre Buchführung vom Steuerberater erledigen. Dafür liegen kaufmännische Daten oft bereits digital vor und werden in der Kanzlei für das Finanzamt aufbereitet", betont Stefan Meisel, Geschäftsleitungsmitglied der DATEV. "Da ist es nur ein kleiner Schritt, diese Daten stets aktuell auch für den Unternehmer nutzbar zu machen, um damit etwa den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen gleich mit zu erledigen."
Dazu lässt sich der Rechnungsvorgang in Verbindung mit der Cloud-Lösung DATEV Unternehmen online bis zum Steuerberater verlängern und komplett elektronisch organisieren - von der ersten Eingangsrechnung der Lieferanten bis hin zum Jahresabschluss durch die Kanzlei. Auf die digitalen Belege kann der betreuende Steuerberater direkt zugreifen. Die dadurch entstehende, stets aktuelle Datenbasis optimiert die Auskunftsfähigkeit des Betriebs wie auch des Steuerberaters und vereinfacht den kompletten Prozess der Rechnungskette.
Der Umstieg auf elektronische Rechnungen ist für Handwerker zudem ein wichtiger Schritt, um ihr Geschäft zukunftsfähig zu machen. Ab November 2018 greift das E-Rechnungsgesetz des Bundes, dass öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Es steht zu erwarten, dass etliche Behörden dann gleich einen Schritt weitergehen und zwingend die elektronische Form verlangen werden. Handwerker die dann nicht in der Lage sind E-Rechnungen nach dem definierten Standard zu liefern, könnten zunehmend Kunden in diesem Bereich verlieren.
Erfolgreiche Pilotphase
Nach dem Motto "Aus dem Handwerk für das Handwerk" haben bereits erste Pilotanwender den neuen digitalen Rechnungsprozess inklusive direkter Anbindung an ihren Steuerberater auf Herz und Nieren geprüft. Ab sofort starten DATEV und WÜRTH eine erweiterte Pilotphase, an der in Absprache mit ihrem steuerlichen Berater weitere interessierten Betriebe und Unternehmen teilnehmen können. Weitere Informationen finden Interessierte unter www.datev.de/handwerk. Die offizielle Marktfreigabe der Lösung ist für September 2018 vorgesehen.